Version 1.1, Stand: 13.10.2026

Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Anwendung Limestack der mayven GmbH („mayven“). Sie richten sich insbesondere an Administratorinnen und Administratoren sowie sonstige Personen, deren personenbezogene Daten mayven in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit verarbeitet. Soweit mayven personenbezogene Daten innerhalb eines Kundenmandanten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde für die entsprechende Verarbeitung verantwortlich. Für diese Verarbeitung gelten insbesondere die Datenschutzinformationen des Kunden sowie der zwischen dem Kunden und mayven geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.

mayven GmbH

Bei Fragen oder Anmerkungen zum Thema Datenschutz können Sie uns unter datenschutz@mayven.de kontaktieren.

mayven verarbeitet personenbezogene Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit, soweit dies insbesondere für Vertragsverwaltung, Abrechnung, Geschäftskommunikation, die Verwaltung administrativer Nutzerkonten, die Gewährleistung der Sicherheit der eigenen Systeme sowie zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Soweit mayven Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung nicht für eigene Zwecke, sondern nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und der dokumentierten Weisungen des Kunden.

Soweit mayven personenbezogene Daten innerhalb eines Kundenmandanten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen eines Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und mayven Auftragsverarbeiter. Betroffene Personen wenden sich zur Wahrnehmung ihrer Rechte in diesem Fall grundsätzlich zunächst an ihren Arbeitgeber beziehungsweise den Kunden.

Geschäftliche Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, etwa Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und Funktion, sowie Vertrags- und Abrechnungsinformationen, soweit diese mayven außerhalb der Nutzung von Limestack im Rahmen der Geschäftsbeziehung übermittelt werden. Individuelle Nutzerkonten der Endnutzer werden von mayven nicht verwaltet.

Im Rahmen der Nutzung von Limestack verarbeitet mayven grundsätzlich die dem Kunden zugeordnete Kunden-ID zur Zuordnung der Anfrage. IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel und weitere technische Verbindungsdaten werden nur verarbeitet, soweit sie tatsächlich übermittelt oder protokolliert werden.

Anfragen und Prompts, der für die Bearbeitung erforderliche Kontext sowie Inhalte aus hochgeladenen oder angebundenen Dokumenten, Tabellen oder Wissensbeständen. Hierzu können insbesondere Textausschnitte und Metadaten sowie gegebenenfalls aus diesen Inhalten abgeleitete technische Repräsentationen in Form numerischer Vektoren („Embeddings”) gehören. Diese können zur Ermittlung semantisch relevanter Inhalte, insbesondere im Rahmen einer automatisierten Suche und Zuordnung, verarbeitet werden, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die Nutzende in Anfragen oder Dokumenten aufnehmen; hierzu können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO gehören. Der Kunde hat sicherzustellen, dass der konkrete Anwendungsfall, eine dokumentierte Weisung, eine geeignete Rechtsgrundlage sowie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen die jeweilige Verarbeitung rechtfertigen und abdecken.

Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Kommunikationsinhalte und freiwillig übermittelte Informationen oder Anhänge aus Supportanfragen.

Die nachfolgenden Rechtsgrundlagen beziehen sich auf Verarbeitungen, für die mayven selbst datenschutzrechtlich verantwortlich ist. Soweit mayven personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, bestimmt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher die maßgebliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Wir verarbeiten geschäftliche Kontakt- und Vertragsdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern unserer Kunden, soweit dies für die Anbahnung und Verwaltung der Vertragsbeziehung, Abrechnung und Kommunikation erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist; bei Ansprechpartnern eines Kunden grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Verwaltung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung des vereinbarten Dienstes. Die Daten speichern wir, solange dies hierfür erforderlich ist; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Wir verarbeiten technische Protokoll-, Nutzungs- und Ereignisdaten, um den stabilen Betrieb sicherzustellen, Störungen zu erkennen und zu beheben, Sicherheitsvorfälle aufzuklären sowie Missbrauch und unbefugte Zugriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, einen sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Systeme zu gewährleisten, technische Störungen zu erkennen und zu beheben sowie unsere Systeme und die Daten unserer Kunden vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen zu schützen. Technische Nutzungs- und Sicherheitsprotokolle ohne Prompts werden grundsätzlich höchstens sechs Monate aufbewahrt. Eine längere Speicherung ist möglich, wenn dies zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls, zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Protokolle mit Prompt-Inhalten werden getrennt davon geführt und spätestens 30 Tage nach ihrer Erfassung gelöscht.

Limestack verarbeitet Anfragen und den jeweils erforderlichen Kontext innerhalb des Kundenmandanten, um die vertraglich vereinbarten Funktionen bereitzustellen. Nutzer- und Identitätsverwaltung verbleiben in der KI-Umgebung des Kunden. mayven erhält grundsätzlich nur die dem Kunden zugeordnete Kunden-ID; individuelle Namen, E-Mail-Adressen, Nutzerkonten und Rollen der Endnutzer werden mayven grundsätzlich nicht übermittelt. Hierzu kann Limestack eine Anfrage technisch einem Kunden zuordnen und sie nach den dokumentierten Weisungen des Kunden weiterverarbeiten. Der Kunde bestimmt als Verantwortlicher insbesondere die Zwecke und Rechtsgrundlagen des Einsatzes von Limestack. Daten im Kundenmandanten werden für den mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Zeitraum gespeichert und anschließend nach den Weisungen des Kunden und den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht beziehungsweise, soweit vorgesehen, anonymisiert.

Der Einsatz externer Modellanbieter als Unterauftragsverarbeiter richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kunden. Die finale nutzerseitige Antwort wird entweder im KI-System des Kunden oder durch die Limestack-Fachmodule innerhalb der Europäischen Union erzeugt. Welcher Modus eingesetzt wird, teilen wir dem Kunden auf Anfrage mit. Speicher- und Löschfristen richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Kundeneingaben, Kontextdaten und Modellantworten werden nicht zum Training, Nachtraining oder Feintuning von Modellen verwendet. Die Antworten dienen der Unterstützung der Nutzenden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet durch Limestack nicht statt. Nutzende werden darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-System interagieren.

Die Kunden-ID dient ausschließlich dazu, Anfragen dem jeweiligen Kunden zuzuordnen. Limestack wertet Anfragen nicht einzelnen Endnutzenden zu und erstellt keine individuellen Nutzungs-, Leistungs- oder Verhaltensprofile. Personenbezogene Inhalte aus Anfragen und Kontextdaten verarbeitet mayven nach den dokumentierten Weisungen des Kunden und verwendet sie nicht für eigene Marketing- oder Vertriebszwecke. Produktverbesserung erfolgt ausschließlich auf Grundlage anonymisierter oder aggregierter Daten. Pseudonymisierte Anfrageinformationen werden hierfür nur mit gesondert dokumentiertem Opt-in des Kunden verwendet.

Wenn Sie den Support kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte und freiwillig bereitgestellten Informationen, um die Anfrage zu bearbeiten, Fehler zu analysieren und Unterstützung zu leisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Bearbeitung zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Supportanfragen werden nach Abschluss der jeweiligen Anfrage nur so lange gespeichert, wie dies für die Dokumentation der Bearbeitung, die Nachverfolgung technischer Probleme oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Daten werden spätestens 12 Monate nach Abschluss der jeweiligen Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zugriff erhalten nur autorisierte Mitarbeitende von mayven und, soweit erforderlich, autorisierte Personen des Kunden. Dienstleister können personenbezogene Daten im Auftrag von mayven verarbeiten, insbesondere in den Bereichen Cloud-Hosting und technische Infrastruktur, Datenbanken und Speicherung, LLM- und Embedding-Dienste, Protokollierung und Monitoring, IT-Sicherheit sowie Support- und Ticketing-Systeme. Soweit Dienstleister Auftragsverarbeiter sind, werden sie auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags eingesetzt. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Dienstleister, ihrer Funktionen und relevanten Verarbeitungsorte wird fortlaufend bereitgestellt.

Die produktive Kerninfrastruktur von Limestack wird bei Amazon Web Services (AWS) betrieben. Die Verarbeitung von Anfragen durch LLM- und Embedding-Dienste erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Einzelne eingesetzte Dienstleister können Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder von dort darauf zugreifen. Soweit personenbezogene Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder von dort auf sie zugegriffen werden kann, stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden. Dies erfolgt insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder, soweit ein solcher nicht vorliegt, durch geeignete Garantien wie die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln und, soweit erforderlich, zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Weitere Informationen zu den jeweils eingesetzten Transfermechanismen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Für die Anbahnung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung können geschäftliche Kontakt- und Vertragsdaten erforderlich sein. Limestack benötigt die dem Kunden zugeordnete Kunden-ID, um eingehende Anfragen zuzuordnen und zu bearbeiten; individuelle Nutzerkonten oder Anmeldedaten der Endnutzer sind dafür grundsätzlich nicht erforderlich. Für bestimmte Anwendungsfälle müssen die erforderlichen Anfrage- und Kontextdaten bereitgestellt werden. Der Kunde sollte diese auf das notwendige Maß beschränken.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO sowie Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Für im Auftrag eines Kunden verarbeitete Daten wenden Sie sich bitte zunächst an den jeweiligen Kunden. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich Datenverarbeitungen, rechtliche Anforderungen oder Funktionen der Anwendung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzhinweise wird online zur Verfügung gestellt. Änderungen werden, soweit erforderlich, in geeigneter Weise bekannt gegeben.